نحوه درست برگزاری جلسات طراحی سایت
توسط حمیدرضا عباسی
در جلسات طراحی وب سایت، طراحان وب سایت دورهم جمع شده و راجع به یک موضوع و موضوعات مختلف بحث می کنند. این جلسه، یا به صورت رسمی و یا غیر رسمی تشکیل می شود. این جلسه بین افراد یک سازمان یا چند سازمان تشکیل می شود.
مفهوم جلسه، یک مفهوم قدیمی است و افراد در جلسات، راجع به موضوعات مختلف ، به بحث می نشینند. تشکیل جلسات، هم مزیت دارد و هم معایب. ما در این مقاله، هر دو قسمت را مورد بحث قرار می دهیم.
جلسات به شکل های مختلفی تشکیل می شوند و انواع مختلفی دارند. بعضی از آن ها ، خیلی سودمندتر از بقیه می باشند.
چه زمانی ما باید جلسات را تشکیل دهیم؟
جلسات به دلائل مختلفی تشکیل می شوند. تشکیل جلسه در بعضی مواقع، خیلی بهتر از زمان دیگری می باشد.
جلسات بین کاربران و فروش، در زمان خاصی تشکیل می شوند. من در اینجا به یک سری نکات توجه می کنیم که دلائل تشکیل جلسات را نشان می دهند.
قسمت اصولی: جلسات بهتر است به صورت چهره به چهره تشکیل شوند.
برای پشتیبانی از تصمیمات: جلسات تصمیم گیری اصولا وقت گیر بوده و تصمیم گیری در جلسات ، نقش مهمی را دارند.
تشکیل جلسات به خاطر پوشش دهی به مسائل مهم: در بعضی مواقع جلسات کوچک می توانند مسائل مهم را تحت پوشش قرار دهند. این قضیه زمانی درست است که اخبار ، خیلی مثبت نباشند. ارتباطات چهره به چهره، به بهترین شکل می توانند راجع به اخبار بد صحبت کنند تا مسائل شخصی مثل ایمیل.
چه زمانی باید جلسات را برگزار کنیم
اصولا تشکیل جلسات با کارفرمایان، اعضای تیم و حتی کاربران، خیلی کارآمد نمی باشد. چرا که آن ها می توانند کارها را با بهره وری کامل توصیف کنند. مثلا آن ها در جلسات قید می کنند که کار آنها ، به بهره وری رسیده است. این جلسات بیشتر از زمان در نظر گرفته شده، برگزار می شوند. در بعضی از مواقع، این جلسات به نتایج خوبی نمی رسند.
اگر هدف از تشکیل جلسات، صرفا شکل های مختلف برقراری ارتباط باشد، و هیچ دلیل خاصی برای تشکیل آنها وجود نداشته باشد، شما باید برای رسیدن به نتایج بهتر، اهداف خود را تغییر دهید.
ما در اینجا به یک سری معایب در تشکیل جلسات اشاره می کنیم:
*** وضعیت جلسات: در بعضی مواقع، جلسات فقط به این خاطر تشکیل می شوند تا به افراد بگویند که در آینده، چه اتفاقی قرار است رخ دهد.
با توجه به این هدف، ارسال ایمیل یا برقراری ارتباط همانند ایمیل می توانند کارآمد تر و موثرتر از تشکیل جلسات باشند.
*** به روز رسانی جلسات: به روز رسانی جلسات هم همانند وضعیت آن ها ، زمانی انجام می شود که اعضای تیم نیاز به بروز رسانی جلسات داشته باشند. باز هم می توان به این نکته اشاره کرد که ارسال پیام های متنی و ارسال ایمیل، از تشکیل جلسات بهتر و کارآمد تر می باشند.
*** اجازه دهید تا افراد هم مباحث جلسات شما را بشنوند: تشکیل این نوع جلسات، حتی اگر هم به خوبی مدیریت شوند، باز هم وقت گیر هستند. از افراد بخواهید تا راجع به مشکلات و نگرانی های خود صحبت کنند و در نتیجه شما باید مشکلات آن ها مد نظر قرار داده و راه حلی برای حل آن ها پیدا کنید.
اما در مورد جلسات کاربران وب سایت، این جلسات، بیشتر از آن چه که انتظار می رود، حرفی برای گفتن دارند. بعضی از کارفرمایان تمایل دارند تا با کاربران خود جلسه ای داشته باشند و در جریان مشکلات آن ها قرار گیرند و چهره به چهره با آن ها، صحبت کنند. آنها باید با تشکیل این جلسات، به مشکلات پی برده و درصدد حل آنها باشند تا کاربران وب سایت خود را از دست ندهند.
این جلسه، شامل چه کسانی می شود؟
هرفردی که قرار است در جلسات حضور بهم رساند، مطمنئا فرد مهمی است و واقعا باید در آن جا حضور داشته باشد.
اگرجلسه شما راجع به پروژه خاصی است، پس همه افرادی که با آن کار می کنند، باید در جلسه حضور یابند. اگر قرار است جلسه راجع به کاربران وب سایت باشد، پس باید تصمیمات مهمی ، در طول جلسات گرفته شود. شما طراحان وب سایت، در جلسات خود با کاربران، باید خیلی واضع راجع به تصمیمات خود با آن ها و نه فرد دیگری صحبت کنید و اهداف طراحی سایت خود را برای آن ها به صورت دقیق توضیح دهید.
انواع جلسات
جلسات ، انواع مختلفی دارند. بعضی از آن ها، خیلی مفید و بعضی دیگر نسبتا مفید می باشند.
جلسات داخلی
جلسات داخلی، شامل جلسه با کارمندان یا تیم ها داخل سازمان می باشد. همچنین شامل کل کارمندان و یا اعضای تیم های خاص می باشد.
جلسات داخلی به خاطر علل مختلفی تشکیل می شوند. اما بیشتر آنها ، به خاطر به اشتراک گذاشتن اطلاعات و بحث راجع به نیاز گروه ها تشکیل می شوند.
علل تشکیل جلسات داخلی
- قسمت های اصلی
- اهداف جلسات
- ایجاد تیم( اغلب بیرون اداره تشکیل می شود و خیلی هم لازم نیستند)
- تصویر بزرگی از جلسات: جلسات فقط سالی یک بار یا بیشتر تشکیل می شوند
هدف جلسات داخلی، فقط وقت تلف کردن است. چرا که افراد راجع به کارهای تیمی موثر و کارآمد صحبت می کنند تا تشکیل یک جلسه رسمی. توجه داشته باشید که این نوع جلسات، فقط وقت شما را می گیرند.
جلسات مجازی و از راه دور
جلسات مجازی، برای بیشتر تیم ها و شرکت هایی تشکیل می شود که راه دور می باشند. بعضی از آن ها، فقط کار می کنند و هیچ جلسه رسمی تشکیل نمی دهند. آن ها باید برای پیشبرد اهداف خود، جلسات رسمی را برگزار کنند.
تشکیل این جلسات از طریق Skype یا دیگر خدمات وب سایت ها در کنفرانس ها صورت می گیرد. البته با توجه به نیاز و اهداف این جلسات، نوع این ابزار هم تغییر می یابد. البته همیشه این جلسات در سالن کنفرانس تشکیل می شوند.
جلسات فروش
جلسات فروش، با دیدگاه و آینده نگری کاربران وب سایت برگزار می شوند و هدف آن ها “کسب اطلاعات” است. شما طراحان وب سایت با تشکیل این جلسات، کاربران خود را شناحته و آن ها را متقاعد می کنید که وب سایت بهینه ای را طراحی کردید و درست کار می کنید.
این جلسات، دردفاتر یا دفتر طراحان وب سایت و یا مکان هایی مثل رستوران ها و کافی شاپ ها تشکیل می شوند.
ما در اینجا مزیت این جلسات، بالاخص زمانی که در ملاء عام برگزار می شوند، را برای شما به شرح زیر بیان می کنم.
- اگر شما جلسه خود را در دفتر کار خود برگزار کنید، می توانید با خوردن قهوه انرژی بگیرید
- اگر این جلسات در دفتر طراحان برگزار شوند، باید مراقب لباس پوشیدن های خود باشید. البته اگر خیلی این جلسات با روحیات شما سازگاری ندارند، می توانید کت و شلوار با کراوات نپوشید. در عوض می توانید با تی شرت و شلوار لی به آن جا بروید
- اگر قرار است که جلسات در رستوران ها کافی شاپ ها تشکیل شوند، پس سفارش غذا را فراموش نکنید. حتی اگر آن ها زیاده روی کردند، بازهم شما پرستیژ کاری خود را حفظ کرده و خیلی رسمی برخورد کنید
- اگر قرار است جلسات خود را در رستوران یا کافی شاپ برگزار کنید حتما لپ تاپ خود را همراه داشته باشید.
- ازهمان جلسه اول، نظرات خوبی را ارائه دهید تا بتوانید کاربران را به سمت وب سایت خود جذب کنید
جلسات فروش، جلسات مهمی می باشند. البته خیلی از جلسات، هدف خاصی را دنبال نمی کنند و افراد از رفتن به این جلسات امتناع ورزیده و به آن جا نمی روند. متاسفانه بعضی از کاربران وب سایت، قبل از اینکه نظر مساعد شما را راجع به همکاری بدانند، بر روی تشکیل جلسات پافشاری می کنند.
جلسه با کاربران وب سایت
در بعضی مواقع کاربران وب سایت تمایل دارند تا با شما جلسه ای داشته باشند. هدف آن ها ، به روز رسانی پروژه ها و تغییرات مورد نیاز آن ها می باشد. یعنی آن ها تمایل دارند تا در صورت نیاز، تغییراتی را در پروژه های وب سایتی خود اعمال کنند.
بعضی مواقع این جلسات در دفتر کار شما برگزار می شوند، مثل جلسات فروش. اگر قرار است که این جلسات را در دفتر کار خود برگزار کنید، نوشیدنی های مناسبی را در اختیار مشتریان خود قرار دهید.
شما برای برگزاری این نوع جلسات، باید بر روی هر مشتری جدید خود برنامه ریزی کنید. شما در این جلسه با مشتریان خود آشنا شده و راجع به کار طراحی وب سایت و تیم خود و پروژه طراحی وب سایت با آن ها صحبت می کنید. در بعضی این مواقع ، این جلسات بدون حضور مشتریان تشکیل شده و فقط داخل شرکت برگزار می شوند.
جلسات سالیانه
جلسات سالانه، کمی متفاوت هستند و بیشتر حالت کنفرانسی دارند.
در این جلسات، همه اعضای سازمان یا شرکت حضور پیدا می کنند.
این جلسات بیشتر مربوط به شرکت های بزرگ که دفاتر کوچک دارند می باشد نه شرکت هایی که صرفا نیروی کاری پراکنده ای دارند. این جلسات فرصت خوبی را در اختیار کارفرمایان می گذارد که تا به حال خیلی فرصت نکردند با کارمندان خود صحبت کنند. این نوع جلسات، فرهنگ داخلی شرکت ها را بالا می برد
حفظ جلسات مشتریان
برگزاری جلسات با مشتریان، شما را بیشتر از جلسات داخلی تحت فشار می گذارد. شما باید دراولین یا ۱۵ امین جلسه خیلی حرفه ای برخورد کنید. در اینجا یک سری راهکار وجود دارد تا شما بتوانید جلسات وب سایت خود را خیلی موثرتر و کارآمدتر برگزار کنید:
شما به یک دستور جلسه نیاز دارید
هر جلسه ای باید دستور جلسه ای را برای خود تهیه کند. هدف این جلسات متفاوت و مطابق با نیاز مشتریان است. راجع به نیاز ها و خواسته های مشتریان وب سایت خود صحبت کنید و به آنها اطمینان دهید که نیازهای آن ها را در راستای اهداف طراحی وب سایت قرار دادید
تنظیم اهداف کلیدی
تنظیم اهداف کلیدی هم همانند تهیه صورت جلسات، بسیار مهم می باشند و لزوما یکی نیستند. شما باید اهداف پروژه طراحی سایت و ایده ها و نطرات خود را خیلی شفاف به مشتریان خود توضیح دهید. شما باید به مشتریان خود توضیح دهید که اهداف آن ها در راس کار طراحی وب سایت قرار دارد.
سولات خوب بپرسید
طراحان وب سایت در جلسات خود با مشتریان، اطلاعات مناسبی را جمع آوری کرده و راجع به نظرات و ایده های خود در طراحی وب سایت، از آن ها بازخورد می گیرند. شما باید سوالات مناسبی را از مشتریان خود بپرسید تا به اهداف و خواسته های آن ها پی ببرید. در بعضی مواقع، خود مشتریان هم نمی دانند که هدف شان از طراحی این وب سایت چیست. شما باید یک سری سوالات مفید از آن ها بپرسید تا به نتایج بهینه ای برسید.
شما طراحان باید مطمئن شوید که مشتریان شما ،آدم حسابی هستند
همان طور که قبلا هم گفتم، شما باید جلسات خود را با افرادی برگزار کنید که حضور آن ها در جلسات طراحی وب سایت شما موثر و کارآمد باشد و شما نتوانید بدون حضور این افراد در جلسات طراحی وب سایت خود، به نتایج و اهداف واقعی برسید.
زمانی که شما جلسه ای را تنظیم می کنید، باید از افرادی در جلسه طراحی وب سایت خود استفاده کنید که نظرات و تصمیمات آن ها ، شما را برای رسیدن به اهداف طراحی وب سایت نزدیکتر کند. اگر شما آن ها نمی شناسید بهتر است که از آن ها بپرسید که قبلا کجا جلسه داشتند و در جلسات قبلی خود، به چه اهدافی توجه کردند.
آمادگی داشته باشید
آمادگی شما برای تشکیل جلسه، دو حالت دارد: اولا شما باید مطمئن شوید که اطلاعات مورد نیاز مشتریان خود را جمع آوری کردید و در صورت نیاز می توانید به آن ها در جهت تکمیل پروژه کمک کنید. شما می توانید نمونه های برجسته و طراحی های خوب و بهینه را به آن ها نشان دهید تا بهتر بتوانند راجع به اهداف طراحی وب سایت خود، تصمیم گیری کنند.
اگر شما جلسات را در دفترخود برگزار نمی کنید، باید به صورت آنلاین و از طریق wi-fi اطلاعات مورد نظر مشتریان را در اختیار آن ها قرار دهید.شما باید از برنامه های خود، back-up بگیرید. جلسات خود را خیلی حرفه ای برگزار نکنید تا بتوانید مشتریان وب سایت خود به راحتی در جریان کار خود قرار دهید.
دوما به این نکته توجه داشته باشید که ممکن است مشتریان با طراحی وب سایت مشکل داشته باشند و اعتراض کنند. شما باید خودتان را در این قسمت، آماده کنید. البته ارائه نظرات و ایده ها در جلوی افراد ، خوب است، هرچند که مشتریان صراحتا اعتراضات خود را بیان می کنند و شما همیشه باید خود را برای رویارویی با این شرایط آماده کنید.
نکته برداری
شما طراحان وب سایت ، باید در جلسات خود نکته برداری کنید. شما، صرفا نباید به حافظه خود اکتفا کنید. چرا که حفظ یک سری مسائل و مباحث جزئی مهم ، بسیار سخت می باشد. برای این که جلسات طراحی وب سایت شما، منحصر به فرد باشند، می توانید مباحث را طرح بندی کنید.
یکی از نکاتی که باید به آن توجه داشته باشید ، این است که ممکن است جلسه ای خیلی استاندارد برگزار نشود و شما مجبور باشید تا همه نکات را ریز به ریز و خیلی سریع یادداشت کنید و حتی شما باید در پایان جلسه ، این نکات را مورد ارزیابی قرار دهید. اگر شما فقط نکات کمی را در حین تشکیل جلسات، بنویسید ، پس باید سریعا بعد از اتمام جلسه، همه نکاتی که به ذهن خود ، سپردید را ریز به ریز روی کاغد بیاورید. حتی شما باید از عقاید دیگران هم یادداشت برداری کنید. البته خیلی کم پیش می آید که شما نکات اصلی مطرح شده در جلسات را فراموش کنید.
بعد از اتمام جلسات، از آن ها نکته برداری کنید
افراد به نکته برداری های آخر جلسه به شدت اهمیت می دهند و شما باید در آخر جلسه، همه نکات را به افراد یادآور شوید. انجام این کار برای پیشبرد طراحی وب سایت ، بسیار مهم می باشد. شما طراحان وب سایت باید بعد از اتمام جلسه، نتیجه گیری ها را بر روی کاغد آورده و اصلاحات لازمه را انجام دهید.
یک سری وظایف را به افراد محول کنید
خیلی بعید است که طراحان وب سایت، یک لیست از جلسات تهیه کرده و ارزیابی آن ها را به جلسات بعد موکول کنند. شما باید، نت برداری و ارزیابی از هر قسمت را به افراد مختلف تیم خود محول کنید. البته ممکن است که شما خود تمایل داشته باشید تا از جلسات نت برداری کرده و آن ها را ارزیابی کنید.
جلسات داخلی را به صورت بهینه ای برگزار کنید
تجارت امریکا هر ساله ۳۷$billion in salary costs را خرج جلسات بی فایده و غیر استاندارد می کند. شما طراحان وب سایت ، بهتر است که تعداد جلسات کمتر ، با کیفیت بهتری را برگزار کنید.
شما به روش های مختلفی می توانید ، جلسات طراحی وب سایت خود را به صورت با کیفیت و بهینه تشکیل دهید. بسیاری از شرکت های طراحی وب سایت ، این مسئله را به ورطه فراموشی می سپارند. اما یک سری روش ها ، برای بهینه کردن و کیفیت بالای جلسات طراحی وب سایت وجود دارد.
توجه به زمان بندی
شما باید جلسات خود را به صورت کارامدی تشکیل دهید. طراحان وب سایت باید به این نکته توجه داشته باشند که زمان بندی جلسات ، بسیار مهم است. یک جلسه خوب و مفید ، نهایتا ۳۰ دقیقه طول می کشد. هر چه زمان جلسات ، طولانی تر شوند ، بدین معنا نیست که کارآمدتر و مفید تر می باشند. به زمان تشکیل جلسات، توجه داشته باشید. اگر جلسات را در صبح یا بعد از ناهار، برگزار کنید ، کارمندان شرکت طراحی وب سایت شما، وقت خودشان را با نوشیدن قهوه، خوردن ناهار و صحبت با همکاران تلف می کنند.
بدترین زمان تشکیل جلسه برای طراحان وب سایت، قبل از ناهار ، زمانی که طراحان به شدت گرسنه هستند و تمایل دارند تا ناهار بخوند و یا در آخر وقت کاری است که طراحان خسته می باشند و دست دارند تا سریع از کار دست کشیده و به خانه بروند. جلسات خود را بین ساعات روز انتخاب کنید. مثلا بین صبح تا ظهر یا ظهر تا عصر. البته تنظیم این زمان، به سیکل کاری هر شرکت طراحی وب سایت بستگی دارد.
اهداف و دستور جلسات خود را تعریف کنید
هر جلسه ای ، هدفی دارد و طراحان وب سایت باید قبل از تشکیل جلسه ، به هدف آن توجه کنند.هدف تشکیل جلسات ، اصولا برای همه افرادی که در جلسات حضور بهم می رسانند ، به اشتراک گذشته می شوند.
اگر طراحان ، هدف تشکیل جلسات را ندادند ، مطمئنا با تشکیل این گونه جلسات، فقط وقت خود را تلف کرده و نتیجه ای عاید آن ها نخواهد شد. حتی هدف تشکیل جلسات هم می تواند مسائل مالی، یا حتی تغییر رویه های شکت طراحی وب سایت باشد.
اگر هدف تشکیل جلسات خاتمه کار ،تغییرات بزرگ در ساختار شرکت و با بدتر از آن، یعنی بستن شرکت باشد ، مطمئنا طراحان وب سایت ، تمایلی به شرکت در جلسات بعدی نخواهند داشت. طراحان با شرکت در این چنین جلساتی ، به نتیجه نمی رسند و از نتایج جلسات ، واقعا نگران هستند.
دستور جلسات از همان ابتدا باید در اختیار طراحان و مشتریان وب سایت قرار گیرد و باید فرمت واضحی داشته باشند. فرمت و زمان و طول جلسه، عوامل بسیار مهمی می باشند.
بر روی موضوع جلسات تاکید کنید
از زمانی که دستور جلسات را می نویسید تا آخر جلسه، باید موضوع منسجمی را مورد بحث . بررسی قرار دهید و در سرتاسر جلسات، فقط روی آن موضوع، تاکید کنید. اگر قرار است که مشتریان و یا حتی طراحان همکار شما ، موضوعی را به بحث جلسه اضافه کنند، توجه داشته باشید که آن ها نباید شما را از بحث بر روی موضوع اصلی و دستور جلسه، دور کنند.
از طراحان ماهر وب سایت که در جلسه شما ، حضور بهم رساندند، بخواهید تا جریان جلسه را در دست بگیرند. توجه به این موضوع، در جلسات ، بسیار حائز اهمیت می باشد و شما باید جلسات خود را به گونه ای پیش ببرید ، تا هرچه سریع تر به نتایج مطلوب برسید.
شما صاحبان وب سایت، باید به این مسئله توجه داشته باشید که فقط طراحان کارآمد را به جلسات خود ، دعوت کنید
آیا واقعا استفاده از افرادی که سودی برای شما ندارند، لازم است؟ توجه داشته باشید که فقط افرادی باید در جلسات وب سایت شما شرکت داشته باشند ، که واقعا به کار طراحی پروژه وب سایت شما مرتبط باشند. در بعضی مواقع ، شما می توانید جلسات وب سایت خود را به یک جلسه محدود نکنید و جلسات بیشتری را در مورد طراحی وب سایت، تشکیل دهید و مطابق با موضوع جلسات ، از افراد مربوطه استفاده کنید. منظور من این است که شما می توانید جلسات مختلفی را با موضوعات متنوع برگزار کنید تا وقت طراحان دیگر را نگیرید.
خودتان را برای ارائه مطالب در جلسات ، آماده کنید
زمانی که صورت جلسات را تهیه کردید ، باید خود را برای ارائه مطالب در جلسات آماده کنید.شما صاحبان وب سایت باید از این قضیه مطمئن شوید که دقیقا از اطلاعات مورد نیاز در جلسات استفاده کردید و زمانی که افراد، از همان اول، موضوع را مد نظر قرار می دهند و میینند که موضوع ، برای آن ها مفید است، پس آن را با افراد دیگر به اشتراک می گذارند. همچنین شما باید ، قبل از تشکیل جلسات، یک سری نکات مربوط به زمان شروع یا اهداف جلسات را برای خود یادداشت کنید.
شما صاحبان وب سایت ، باید دستور جلسات را برای افرادی که در جلسه شما حضور بهم رساندند، به اشتراک بگذارید. همچنین باید زمانی را برای آن ها در نظر بگیرید تا بتوانند مروری بر موضوع جلسه داشته باشند.
زمان را از یاد نبرید
هر جلسه ، یک زمان شروع و یک زمان پایان دارد. شما صاحبان وب سایت ، باید زمان را در جلسات خود مد نظر داشته باشید. شما باید جلسات خود را در سر وقت شروع کنید، حتی اگر، کسی در جلسه شما حضور نداشته باشد. حتی اگر هم به همه مطالب در جلسات ، اشاره کردید ، باز هم نباید زود تر از موعد مقرر، جلسات خود را تمام کنید. توجه به این مسائل، می تواند کارایی و بهینگی جلسات شما را بالا ببرند.
اگر فردی ، خیلی دیر به جلسات رسید، شما نباید موضوع جلسه را برای او مجددا توضیح دهید. او باید به خاطر تاخیر و وقفه انداختن در جلسات ، تنبیه شود.
شما صاحبان شرکت وب سایت ، بهتر است که جلسات خود را خیلی کوتاه برگزار کنید. منظور من این است که زمان جلسات نباید بیشتر از یک ساعت به طول بیانجامد. هرچه زمان تشکیل جلسات کمتر باشد ، مطالب و ایده های بهتر و مفید تری ارائه خواهند شد. شما باید ضرورت تشکیل جلسات را به همکاران و یا مشتریان خود توضیح دهید و سریعا راجع به اصل مطالب با آن ها صحبت کنید.
در اینجا ممکن است شما به یک سری استثناها برخورد کنید. ممکن است در جلسات، افراد ایده های نابی را پیشنهاد دهند. توجه داشته باشید که اگر شما یک ساعت بر روی این ایده های ناب جلسه بگذارید، خیلی بهتر و کارآمدتر از زمانی است که ۲ یا ۳ ساعت روی یک موضوع معمولی و نامناسب بحث کنید.
افراد شرکت کننده در جلسات خود را تشویق کنید و به آن ها انگیزش دهید
شما باید جلسات شرکت طراحی وب سایت خود را به گونه ای تشکیل دهید که برای افراد جالب باشد و توجه افراد را به سمت موضوع مورد دلخواه آن ها ، سوق دهید. شما صاحبان شرکت های طراحی وب سایت ، باید در آخر جلسه، از نظرات، پیشنهادات و بازخورد افراد و همچنین ایده های پست مدرن، برای توسعه طراحی وب سایت خود در آینده استفاده کنید.
قبل از تشکیل جلسه، صورت جلسه و اطلاعات مهم را در اختیار افراد قرار دهید و به سوالات آن ها ، پاسخ مناسبی بدهید و دیدگاه و نظرات خود را با آن ها به اشتراک بگذارید.
نت برداری از مطالب خوب
هر فردی که در جلسات حضور به هم می رساند ، باید از مطالب ، نت برداری کرده و در آخر جلسه، آن ها را با همکاران خود ، به اشتراک بگذارد. البته نت برداری در جلسات رسمی ، لازم نیست، هرچند که همیشه استفاده از این تکنیک، واقعا کارساز است و طراحی وب سایت شما را زودتر به موفقیت می رساند.
از افراد شرکت کننده در جلسات مربوط به طراحی وب سایت ، بخواهید تا از مطالب نت برداری کنند. البته ممکن است ، بعضی از افراد این کار را انجام ندهند. بعضی از طراحان وب سایت ترجیح می دهند تا کلا به مطالب مهم جلسات گوش بدهند و بعدا در آخر جلسه ، از آن ها نت برداری کنند.
انجام یک سری کارها در آخر جلسه
شما صاحبان شرکت وب سایت، باید در آخر جلسه ، یک سری کارها را برای تکمیل پروژه طراحی وب سایت خود انجام دهید. این کارها ، شامل موارد قید شده در صورت جلسات و اطلاعات مهمی است که برای رسیدن به نتایج، باید مد نظر قرار گیرند.
یک دقیقه وقت بگذارید و متناسب با مهارت هر فرد ، وظیفه ای را به او محول کنید. بعضی از افراد، کارهایی که به آن ها محول شده است را به خوبی انجام می دهند، و بعضی دیگر، از انجام آن ها ، سرباز می زنند. این باعث می شود که جلسه بعدی شما، یا کارایی کمتری برگزار شود . خیلی مفید نباشد. چرا که کارهای قبلی، هنوز به طور کامل انجام نشدند.
جلسات از راه دور را هم مدیریت کنید
شما هرچه بیشتر جلسات از راه دور برگزار کنید ، به موفقیت بیشتری در زمینه کاری خود، بالاخص طراحی وب سایت می رسید. در این جلسات مجازی، مطالب یکسانی به بحث گذاشته می شوند. در زمینه جلسات از راه دور، نکات زیر را مد نظر قرار دهید.
شما صاحبان وب سایت، باید این موضوع را برسی کنید که افراد شرکت کننده در این جلسات مجازی، از چه صفحه نمایشی استفاده می کنند. اگر به اشتراک گذاشتن صفحات در این جلسات ، لازم نباشد ، شما می توانید برای نشان دادن مطالب جلسه ، از whiteboard استفاده کنید.
ممکن است شما صاحبان وب سایت تمایل داشته باشید تا از چت های ویدئویی مثل Skype استفاده کنید تا محیط جلسات خود را به محیطی دوستانه و صمیمی تبدیل کنید. انجام این کار برای جلسات خصوصی بسیار مهم است.
شما ممکن است در جلسات کوچک، نتوانید افراد را ساکت کرده و جلسه را مدیریت کنید. این امر باعث حواس پرتی افرادی می شود که از راه دور، مثلا در خانه، جلسات شما را می بینند و آن ها با دیدن این موقعیت ها ، کاملا سردرگم می شوند.البته مدیریت جلسات ، کار آنچنان سختی هم نیست و قانون و روش خاصی ندارد.
پس در نتیجه ، توجه به زمان شروع و پایان جلسات ، تشکیل جلسات ، سر وقت و همچنین دستورجلسات ، در پیشرفت طراحی وب سایت شما بسیار مهم می باشند.
نتیجه گیری
جلسات موضوع چالش براگیزی هستند که هم می توانند باعث پیشرفت و بهبود کار طراحی وب شما شوند و هم می توانند مسائل را به خوبی حل کنند. برنامه ریزی کارآمد بر روی جلسات ، برای داشتن وب سایتی موفق لازم بوده و کار خیلی سختی نمی باشد.
*** برگزاری جلسه قبل از طراحی سایت و درک آنچه مشتری شما از شما می خواهد مهم ترین بخش در طراحی سایت می باشد، اگر شما موفق شوید در این مرحله از مشتری خود اطلات خوب و مناسب بگیرید و با سلایق او بیشتر آشنا شوید هم درصد رضایت مشتری در کار خود را بالا می برید و هم کار شما برای طراحی سایت آسان تر خواهد شد زیرا تعداد ویرایش ها کم تری روی سایت انجام خواهد شد.
حمیدرضا عباسی
حمیدرضا عباسی هستم، کارشناس نرم افزار و دانشجوی کارشناسی ارشد تجارت الکترونیک، طراح و توسعه دهنده وب سایت و متخخص سئو، از سال ۹۰ به صورت حرفه ای شروع به فعالیت در زمینه طراحی وب سایت کردم و بسیار علاقه مند و مشتاق به استفاده از تکنولوژی های جدید و بروز در زمینه طراحی وب سایت و تجارت الکترونیک هستم.
مطالب پیشنهادی
روش هایی جهت حفظ رتبه در موتورهای جستجو
25 مهر 1396